La SOCIEDAD DE OFTALMOLOGÍA Y CIRUGIA PLASTICA DE CUCUTA S.A. – CLINICA DE OFTALMOLOGIA SAN DIEGO CUCUTA, comprometida con la protección y manejo confidencial de los datos personales y/o sensibles recopilados de nuestros clientes, proveedores, colaboradores y pacientes; y en cumplimiento de la normatividad vigente, ha establecido la política de privacidad y tratamiento de datos personales; con el fin de garantizar sus derechos.
Para efecto de la siguiente política se entiende por:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles. se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacena.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
PROVEEDORES
- Simplificar la ejecución de las compras.
- Identificar al asociado de negocio como proveedor.
- Difundir información relacionada con los resultados de la evaluación anual de desempeño.
- Realizar transferencias bancarias para el cumplimiento de pago a proveedores.
- Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.
- Cumplir con el deber formal de rendir información contable, a los diferentes entes competentes.
- Efectuar trámites sobre PQRS.
- Establecer base de datos para guardar la información plasmada en esta autorización.
CLIENTES
- Simplificar la prestación del servicio.
- Evaluar la calidad de nuestros servicios.
- Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados o no con el contrato adquirido.
- Prestar asistencia de nuestros servicios, a través de nuestra área de servicio al cliente.
- Efectuar los requisitos contables que sean requeridos.
- Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza, recaudo, verificaciones para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
- Realizar todas las gestiones internas necesarias ligadas con la relación comercial vigente.
- Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.
- Cumplir con el deber formal de rendir información contable; a los diferentes entes competentes.
- Establecer base de datos para guardar la información plasmada en esta autorización.
PACIENTES
- Simplificar la prestación de servicios.
- Facturar y cobrar ante las personas naturales o jurídicas responsables del pago.
- Diligenciar el Registro Individual de la Prestación de Servicios (RIPS).
- Para fines administrativos tales como auditorias, facturación, contabilidad y con el consentimiento de titular adelantar campañas de prevención.
- Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios.
- Contactar a los pacientes y/o usuarios a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos.
- Enviar notificaciones de cambios o mejoras en la prestación de servicios y publicidad sobre los mismos.
- Creación y gestión de base de datos (personales y datos sensibles) para la prestación de los servicios propios de la clínica.
COLABORADORES
- Elaborar comprobantes de nómina, certificados de ingresos y retenciones, cartas laborales.
- Implementar comunicaciones para participar en el plan de formación establecido en la institución y demás actividades programadas.
- Realizar actividades de seguridad industrial, tales como campañas de prevención, entre otras.
- Cumplir con el deber formal de rendir información contable; a los diferentes entes competentes.
- Usar datos biométricos para el control y seguridad en la institución.
AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales la SOCIEDAD DE OFTALMOLOGÍA Y CIRUGIA PLASTICA DE CUCUTA S.A. – CLINICA DE OFTALMOLOGIA SAN DIEGO CUCUTA, como responsable del tratamiento de la información, solicitará la autorización previamente al titular y se informará de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
* Los casos en que no es necesaria la autorización del titular son:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
* El tratamiento de los datos personales de menores de edad se realizará bajo la autorización previa de los padres de familia.
* Así mismo, para el tratamiento de datos sensibles, nos ceñiremos a lo definido en la ley 1581 de 2012, la cual establece que se prohíbe el tratamiento de lo dato sensibles excepto cuando:
a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
DERECHOS DE LOS TITULARES
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PROCEDIMIENTOS
Consultas. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la SOCIEDAD DE OFTALMOLOGÍA Y CIRUGIA PLASTICA DE CUCUTA S.A. – CLINICA DE OFTALMOLOGIA SAN DIEGO CUCUTA; como responsable del tratamiento de la información, suministraremos la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar su reclamo ante la Clínica el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la SOCIEDAD DE OFTALMOLOGÍA Y CIRUGIA PLASTICA DE CUCUTA S.A., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la clínica requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de procedibilidad. El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOCIEDAD DE OFTALMOLOGÍA Y CIRUGIA PLASTICA DE CUCUTA S.A.
NIT 900.191.362-4
Dirección: Av. 1 15-04 Barrio la Playa
Teléfono: 5960150
www.clinicasandiegocucuta.com.co/
clinicasandiegocucuta@gmail.com
VIGENCIA
La presente política entra en vigencia a partir del 09 de febrero de 2017.
Política aprobada por:
MAYRON DARIO AREVALO QUINTERO
Gerente
SOCIEDAD DE OFTALMOLOGÍA Y CIRUGIA PLASTICA DE CUCUTA S.A.